Kaldeera en la European SharePoint Conference

Cuando nos planteamos el desarrollo de una aplicación sobre la plataforma SharePoint, por ejemplo una gestión de incidencias, automáticamente pensamos en el flujo de trabajo que deberá controlar y dirigir el ciclo de vida de la información, en este caso, de las incidencias que se produzcan.

Pero si entramos un poco en el detalle de los requerimientos funcionales podremos ver que aparecen otros elementos, casi tan importantes como el flujo, que necesitarán soluciones y herramientas específicas para ser resueltos.

Analicemos estos requerimientos y sus soluciones:

  • Primero tenemos el flujo de trabajo que controla el ciclo de vida de la incidencia:
    • Registro
    • Primera evaluación
    • Asignación al responsable de su resolución
    • Resolución
    • Conclusión
    • Publicación en la base de datos de conocimiento de la organización (opcional).
  • En cada uno de estos pasos se deberá presentar un formulario específico y adaptado al usuario, con diferentes campos e información adicional. En definitiva necesitaremos disponer de formularios inteligentes que nos aseguren la entrada de información de forma correcta y coherente.
  • Asociada a cada incidencia existe más información relacionada (documentos, las tareas que se deben realizar para su resolución, etc.). Toda esta información deberá ser presentada y mantenida de forma conjunta (master-detail).
  • A medida que la incidencia avance en sus estados y sea asignada a diferentes responsables, será necesario modificar la seguridad de la misma para asegurar que solo aquellas personas que estén involucradas en su gestión tienen los suficientes privilegios para su edición (seguridad dinámica).
  • Por último necesitamos un sistema de seguimiento que nos indique claramente en qué punto están nuestras incidencias. Que muestre al usuario fácilmente aquellas en las que se espera su intervención o aquellas que llevan demasiados días pendientes (vistas de acceso a los datos y presentación).

Para cubrir todos estos requerimientos técnicos, necesitaremos disponer de potentes herramientas que nos permitan ir más allá de las funcionalidades básicas de la plataforma SharePoint sin necesidad de tener grandes conocimientos técnicos.

La suite de herramientas Kaldeera cubre los principales requerimientos funcionales que los responsables de la intranets más avanzadas están solicitando.

Ven a la European SharePoint Conference en Berlín para conocer como Kaldeera te puede ayudar de forma simple y fácil.

Crear Formularios tipo Asistente en SharePoint

Quieres saber cómo pasar de un formulario de creación de contactos estándar así:

Formulario SharePoint por defecto

A un asistente de cinco pasos como los siguientes:

Paso 0:

Paso 0

Paso 1:

Paso 1

Paso 2:

Paso 2

Paso 3:

Paso 3

Paso 4:

Paso 5

No te pierdas el siguiente video donde podrás ver como se implementa “paso a paso”.

Pruébalo tú mismo descargándote la definición de este formulario que podrás importar directamente en una lista de tu SharePoint.

Añadir un formulario de contacto a nuestros sitios SharePoint

Actualmente, cualquier web pública dispone de algún tipo de formulario de contacto o de recogida de información. Los formularios son sumamente importantes para recopilar información de los usuarios que nos visitan y así poder conocer mejor a nuestra audiencia.

En el mundo SharePoint puede resultar bastante complejo implementar correctamente una funcionalidad tan básica como esta, sobre todo si deseamos garantizar la confidencialidad de los datos introducidos y dotar a nuestro formulario de un mínimo de estética acorde con el diseño de nuestra web.

Vamos a ver cómo implementar estos requerimientos con Kaldeera Advanced Forms de forma fácil y simple. Para ilustrar este artículo he recuperado un sitio web público (desarrollado en WSS 3.0) que dispone de acceso anónimo y de una página sobre la que deseamos publicar nuestro formulario de consulta:

  1. El primer punto será crear una lista llamada “Contact list” para la recogida de la información:

    Crearemos tantos campos como necesitemos y los configuraremos según nuestros requerimientos. En mi caso, y para ilustrar esta demo, crearemos sólo tres campos: Nombre, Mail y Question.
  2. Ya que se trata de un sitio con acceso anónimo, deberemos conceder permisos de escritura a los usuarios anónimos para que puedan crear nuevos elementos.

    Para ello accederemos a la configuración de la seguridad de la lista, romperemos la herencia de permisos y concederemos derechos de creación de elementos a los usuarios anónimos.

    Para que nadie sepa que existe la lista de recogida de información, la podemos ocultar a los navegadores mediante SharePoint Designer y restringir el acceso a la página _layouts/viewlsts.aspx. De este modo nadie podrá saber que existe dicha lista y acceder a ella.

  3. El siguiente paso será añadir el formulario en nuestra página de contacto.

    Para ello añadiremos Kaldeera Advanced Forms Web part en nuestra página pública y la configuramos para que acceda a la lista de contacto.

    Ahora ya tenemos nuestro formulario de contacto totalmente funcional situado en la página.

  4. Lo siguiente que realizaremos será dar formato y configurar nuestro formulario. Accederemos a la configuración de Kaldeera Advanced Forms en la lista de contactos y crearemos una regla para los “New form”.
    Por defecto aparecen todos los campos de nuestra lista pero le añadiremos un nuevo elemento de tipo texto que utilizaremos a modo de título.Modificaremos el modo de renderización de los campos para que muestren la etiqueta en la parte superior de los mismos (Label on top).

    Accederemos a la configuración avanzada de la regla y le indicaremos que oculte la Toolbar, el botón de “Cancel”.

    Editaremos el botón Submit y le definiremos el texto, la clase css que deseamos utilizar para darle un estilo y la URL que deseamos mostrar cuando el usuario valide el formulario.

    Por último ya solo nos queda aplicar un poco de estética a nuestro formulario. Para ello añadiremos un elemento en el que definiremos estilos específicos para los campos de texto, las etiquetas y el botón de aceptar.

    Un último elemento con un poco de jQuery Script que le dará el toque profesional que deseamos.

    Ya solo nos queda guardar …

    Y ver el resultado de nuestro formulario funcionando al 100%.

En este enlace os podéis descargar la definición del formulario que os he descrito para que la importéis directamente sobre vuestras listas. Es una buena base sobre la que ya solo os queda realizar retoques.

Y por último, aquí tenéis un vídeo con la secuencia completa de todos los pasos realizados.

Implementar Tabs en los formularios SharePoint

En mi anterior artículo hablaba de la importancia que tienen los formularios de entrada de datos en nuestras aplicaciones.

Los formularios de captura de datos son el sistema de entrada de información no automatizada a nuestros sistemas de información. Es por ello que se convierten en uno de los elementos clave sobre los que tendremos dedicar más atención para evitar que se conviertan en un punto de entrada de errores o generen problemas y dudas en los usuarios.

Una de las técnicas recomendables para reducir el estrés de los usuarios frente a formularios muy extensos y complejos, es el de dividirlo en secciones. La idea es mostrar al usuario un conjunto pequeño de campos relacionados entre ellos y con un propósito concreto. Esto le permitirá centrarse y contestar mejor la información que se le está solicitando ya que reduciremos y centraremos al usuario sobre un conjunto limitado de información.

Todo ello permite reducir el número de errores o confusiones y ayuda al usuario a completar con éxito el proceso de rellano de toda la información.

Kaldeera Advanced Forms permite implementar fácilmente una interface basada en TAB’s con el que podremos dividir por grupos o secciones los diferentes campos de nuestros formularios. Aquí os dejo un simple vídeo en el que podréis ver lo fácil que es incorporar un diseño de TAB’s a un formulario estándar de SharePoint. Evidentemente con cero líneas de código.

How to Customize a SharePoint List Form into Tabs

La importancia de los Formularios de entrada de datos

Cuando diseñamos nuestras aplicaciones y soluciones de negocio, uno de los retos que tenemos que plantearnos es su usabilidad. Crear interfaces simples, intuitivas y lo menos complejas que se pueda, facilitarán la vida al usuario y reducirán posibles errores y llamadas al departamento de soporte.

Una de las funcionalidades básicas de cualquier aplicación de gestión son los formularios de recogida de información. A través de los formularios los usuarios alimentan de datos nuestros sistemas. Así pues, un buen diseño de los mismos nos permitirá simplificar una parte importante de nuestra aplicación haciéndola más usable y minimizando las posibilidades de que los usuarios introduzcan información errónea, ya sea por confusión o por complejidad de las capturas de datos.

Recientemente he estado liderando un proyecto que consistía en la definición y creación de una interface (UI/UX) de una herramienta de creación y renderización de formularios. Para ello he buscado y encontrado mucha información sobre técnicas y recomendaciones que podemos seguir para simplificar y mejorar los formularios de entrada de datos de nuestras aplicaciones. Aquí os dejo unas cuantas de ellas que para mí han sido de gran ayuda y que creo que a vosotros también os pueden ayudar.

Kaldeera

Hace ya algún tiempo que no actualizo el blog y lo tengo completamente  descuidado. Estos últimos meses he estado enfrascado en el proyecto Kaldeera al que le he tenido que dedicar toda mi atención y no me ha dejado nada de tiempo para otras cosas.

Logo Kaldeera

Desde hace cuatro años en Kaldeera estamos desarrollando productos y herramientas para SharePoint que por un lado mejoran funcionalidades estándar del producto y por otro añaden nuevas capacidades que cubren las últimas necesidades del mercado.

Los productos de Kaldeera están totalmente diseñados para funcionar sobre cualquiera de las versiones de SharePoint (foundation o services) y permiten abordar proyectos y soluciones de valor añadido de forma fácil y rápida.

En los próximos días publicaré una serie de artículos analizando las diferentes funcionalidades de las herramientas que hemos desarrollado y que creo que servirán para ilustrar y mostrar su verdadero valor.

Los productos de Kaldeera que actualmente están disponibles (de momento) son:

Kaldeera Advanced Forms
Kaldeera Workflow Designer
Kaldeera ScanIn
Kaldeera View Security

Si tenéis la oportunidad, no dejéis de visitar la web del producto, descargar las últimas versiones y probarlas en vuestros entornos.